İlk yıllarda şirket, kurucularının enerjisiyle yürür. Herkes biraz her işi yapar, kararlar koridorda alınır, bir işin nasıl yapıldığını bilen kişiye her an ulaşılabilir. Bu esneklik bir güçtür; ta ki şirket büyüyene kadar. Bir noktadan sonra şirketi hızlı kılan alışkanlıklar onu yavaşlatmaya başlar. Bir şirketin kurulduğu yapıyı aştığını ve kurumsallaşma zamanının geldiğini gösteren en yaygın sekiz işaret şunlar.
1. Her karar kurucudan geçiyor
Satın almalar, işe alımlar, indirimler, hatta küçük istisnalar bile tek bir kişinin onayını bekliyorsa şirket ancak o kişinin takvimi kadar hızlı ilerleyebilir. Kurucu bir darboğaza dönüşür; giderek daha uzun saatler çalışır ve yine de kendisi olmadan hiçbir şeyin yürümediğini hisseder.
2. Aynı hatalar tekrar ediyor
Sipariş yanlış adrese gidiyor, fatura iki kez kesiliyor, kimsenin kontrol etmediği bir teslim tarihi müşteriye söz veriliyor. Sorunlar tek tek çözülüyor ama kaynağında hiç çözülmüyorsa, bu genellikle işin altındaki sürecin hiç tanımlanmadığı anlamına gelir.
3. Kimin sorumlu olduğu tam bilinmiyor
“Ben senin hallettiğini sanıyordum” cümlesini büyüyen her şirket tanır. Roller çakıştığında ya da arada boşluk kaldığında işler sandalyelerin arasına düşer, toplantılar net bir sorumlu belirlenmeden biter.
4. Yeni çalışanların verimli olması aylar sürüyor
Yeni gelenler işi yalnızca başkalarını izleyerek ve soru sorarak öğreniyorsa, her işe alım kıdemli çalışanların çok zamanını alır; biri ayrıldığında da bilgi onunla birlikte şirketten çıkar.
5. Ciro büyüyor, kârlılık büyümüyor
Yapısız büyüme çoğu zaman gizli maliyetler getirir: tekrarlanan işler, acil sevkiyatlar, zarar yazılan stoklar ve fazla mesai. Ciro her yıl artarken kâr marjı daralıyorsa, işin nasıl örgütlendiğine yakından bakmak gerekir.
6. Aile, ortaklık ve yönetim rolleri birbirine karışmış
Özellikle aile şirketlerinde ortak olmak, aileden olmak ve yönetici olmak arasındaki sınır kaybolabilir. Kararlar işin değil ailenin gerekçeleriyle alınır; aile dışından gelen yetkin yöneticiler kendine yer bulmakta zorlanır.
7. Bilgi dağınık
Müşteri bilgileri kişisel telefonlarda, fiyatlar eski bir tabloda, anlaşmalar e-posta yazışmalarında duruyor. “Geçen çeyrekte bizden kimler alım yaptı?” gibi basit bir soruya kimse saatlerce uğraşmadan cevap veremiyor.
8. Her şey birkaç kişiye bağlı
Bir iki kilit kişinin bir ay yokluğu şirketi ciddi zora sokacaksa, hiçbir büyüme planının görmezden gelemeyeceği bir risk taşıyorsunuz demektir.
Kurumsallaşmaya nereden başlanır?
Bu işaretlerden birkaçını tanımak, şirketin ağır bir bürokrasiye ihtiyaç duyduğu anlamına gelmez. İhtiyaç duyulan şey, insanların beklemeden çalışmasına yetecek kadar yapıdır. Pratik bir sıralama şöyle olabilir:
Örgütü ve rolleri netleştirin
Organizasyon şemasını olması gerektiği gibi değil, gerçekte olduğu gibi çizin. Ardından her pozisyon için kısa bir görev tanımı yazın: amacı, ana sorumlulukları ve alabileceği kararlar. Ortak yürütülen işler için RACI (sorumlu, hesap veren, danışılan, bilgilendirilen) olarak bilinen basit bir sorumluluk matrisi, “ben senin yaptığını sanıyordum” anlarının çoğunu ortadan kaldırır.
Temel süreçleri tanımlayın
En önemli beş on süreci seçin: satış, sipariş, satın alma, faturalama, işe alım gibi. Nasıl işlemeleri gerektiğini sade bir dille ve olabildiğince az adımla yazın. Amaç kalın bir el kitabı değil, yeni bir çalışanın izleyebileceği ortak bir çalışma biçimidir.
Yetkiyi yazılı olarak devredin
Bir yetki devri tablosu kimin neyi, hangi tutara kadar onaylayabileceğini gösterir. Kurucuyu rutin onaylardan kurtarır, yöneticilere de karar verme güveni kazandırır.
Bir yönetim ritmi oluşturun
Az sayıda temel performans göstergesi üzerinde anlaşın ve bunları düzenli olarak izleyin: haftalık kısa bir operasyon toplantısı, aylık sonuç değerlendirmesi, üç ayda bir stratejiye bakış. Herkes aynı rakamlara baktığında kararlar hızlanır.
Sahipliği yönetimden ayırın
Aile şirketlerinde bir aile anayasası ve şirket büyüdükçe bağımsız üyelerin de yer aldığı bir yönetim kurulu, aile meselelerinin ve iş kararlarının kendi yerlerinde kalmasına yardımcı olur.
Kaçınılması gereken iki tuzak
- Büyük bir şirketin yapısını kopyalamak. 40 kişilik bir şirketin çok uluslu bir şirketin hiyerarşisine ihtiyacı yoktur. Yapı, büyüklüğe ve stratejiye uymalıdır.
- Kimsenin kullanmadığı belgeler yazmak. Süreçler ve görev tanımları ancak tanıtılır, anlatılır ve gözden geçirilirse işe yarar. Değişim bir dokümantasyon işi değil, bir yönetim işidir.
Kurumsallaşmak girişimci ruhu kaybetmek demek değildir. Tam tersine onu korumaktır; böylece şirketin enerjisi her hafta aynı sorunların peşinde koşmaya değil, büyümeye gider.
Yönetim danışmanlığı ekibimiz büyüyen şirketlere örgüt tasarımı, süreç iyileştirme ve stratejik planlama konularında destek veriyor. Büyüme sizin için yeni pazarlar da demekse hedef ihracat pazarı nasıl seçilir rehberimize göz atın.
